Kooperation zwischen Digital-Startup Kemialytics und Pfizer: Der SOP-Generator als Lösung für das Problemfeld SOPs

Das Berliner Startup Kemialytics hat einen Ansatz entwickelt, um die Erstellung und Pflege von Standard Operating Procedures (SOPs) zu optimieren – mit dem ehrgeizigen Ziel, SOPs vollautomatisiert zu generieren. Bei der Entwicklung des sogenannten SOP-Generators bekommt das junge Unternehmen Unterstützung von Pfizer: Der Healthcare Hub Freiburg hat das Startup mit KollegInnen aus dem Werk in Freiburg zusammengebracht.

Wir haben mit Kemialytics-Gründer Adam Kubina darüber gesprochen, wie Pfizer das junge Digital-Startup bei seinen Challenges unterstützt und warum es für Startups wichtig ist, sich möglichst früh Kundenfeedback einzuholen.

Aufwändig und uneinheitlich: Problemfeld SOPs

SOPs vollautomatisch zu generieren – das ist das Vorhaben von Adam Kubina, Gründer von Kemialytics. Auch wenn die vollautomatische Generierung von SOPs derzeit noch Zukunftsmusik ist, adressiert er bereits mit Teilerfolgen ein drängendes Problem: Im CRO- und Life-Sciences-Bereich und überall dort, wo hochregulatorisch gearbeitet wird, ist die Erstellung und Pflege der SOPs mit einem enorm hohen Zeitaufwand verbunden.

Das Problemfeld SOPs ist auch für das Pfizer-Werk in Freiburg ein Thema: Hier existieren 870 SOPs, pro Quartal werden 150 neue Versionen erstellt. Schon die Formatierung einer SOP nimmt mehrere Stunden in Anspruch – das bedeutet einen kontinuierlich hohen Aufwand zur Bearbeitung, Genehmigung und Training der neuen Versionen. Außerdem führt das organische Wachstum der SOPs dazu, dass Informationen unstrukturiert, zu umfangreich, redundant oder widersprüchlich sein können. Die Pfizer-interne Qualitätsinitiative highQ hat daher den Freiburger Healthcare Hub beauftragt, sich in der Startup-Szene nach einer Lösung zur Optimierung dieser Prozesse umzusehen.

Variable Webplattform und selbstlernende Templates

Der SOP-Generator formatiert und standardisiert SOPs und damit die enthaltenen Informationen. In einem nächsten Schritt werden die relevanten Informationen den jeweiligen Personengruppen dort, wo sie benötigt werden zur Verfügung gestellt werden.

Hierfür setzt Kemialytics an drei Punkten an:

Durch eine webbasierte, variable Plattform wird das Erstellen der SOPs über kooperative Workflows mit einem strukturierten Editor vereinfacht
Durch selbstlernende Templates wird die Darstellung der SOPs vereinheitlicht und Fehler vermieden
Die Tools werden für die jeweilige Berufsgruppe und deren Arbeitskontext optimiert

So kam es zur Zusammenarbeit zwischen Kemialytics und Pfizer

Zu einem ersten Kontakt zwischen Kemialytics und Pfizer kam es auf dem 5-HT-X-Linker. Über den Smart Green Startup Accelerator und das GROW-Programm wurde die Kooperation zwischen Pfizer und Kemialytics dann in die Wege geleitet. In einem ersten Schritt identifizierte der Smart Green Startup Accelerator mögliche Lösungsansätze. Darauf folgte ein Matchmaking-Prozess mit mehreren Startups, bei dem das Potenzial für eine Zusammenarbeit geprüft wurde. So kam es zu einem ersten Treffen zwischen Kemialytics, dem Healthcare Hub Freiburg und der Fachabteilung von Pfizer. “Das das SOP-Generationsmodul war damals in weiten Teilen noch in der Entwicklung”, so beschreibt Kubina den Entwicklungsstand der Software beim ersten Gespräch.

Das hat die Projektverantwortlichen bei Pfizer jedoch nicht abgeschreckt, im Gegenteil: Sie sahen eine willkommene Lösung und enormes Optimierungspotenzial und wollten mehr über die aktuelle Version erfahren. So präsentierte das Team von Adam Kubina den aktuellen Status der Demoumgebung. Markus Schimmelpfennig, Teamlead Documentation, war überzeugt – und schnell bereit, die Entwicklung des SOP-Generators zu unterstützen. So wurde das System zunächst mit realen SOPs von Pfizer getestet. In einem nächsten Schritt ging es darum, die Machbarkeit zu überprüfen und die Details der Lösung auszuarbeiten: Welche Features sind notwendig, welche überflüssig? Soll der Generator on-premises oder auf der Cloud laufen?

Vom Problem zur Lösung: Die Entwicklung des SOP-Generators

Wie bei vielen Startups ist auch der SOP-Generator nicht die Gründungsidee von Kemialytics. 2013 hat Kubina zusammen mit seiner Co-Gründerin Dr. Aliz Kiss ein Mining-System entwickelt, das für die analytische Chemie Methodiken aus bestehenden Publikationen herausfiltert. Als der Service nicht wie geplant angenommen wurde, kam der für Startups so typische Turn. “Wir haben unsere Kunden gefragt: Welche Probleme habt ihr bei eurer täglichen Arbeit? Wie können wir typische Prozesse optimieren?” so Kubina. Das Thema kam schnell auf SOPs: SOPs kommen in vielen Laboren tagtäglich zum Einsatz, aber sie sind kompliziert und umständlich – ein echter Pain. “Wir haben schnell gemerkt, dass hier ein enormes Optimierungspotenzial steckt und haben dann unseren ersten Prototypen entwickelt,” berichtet Kubina.

Produktentwicklung mit der Zielgruppe im Reallabor

Die Zusammenarbeit mit größeren Unternehmen stellt für Startups oft eine große Hürde dar – hier treffen zwei Kulturen mit eigenen Regeln aufeinander. “Wir als Startup brauchen Menschen in Unternehmen, die Lust darauf haben, mit Startups zusammen zu arbeiten. Mit Sarah Port und Markus Schimmelpfennig haben wir sie bei Pfizer gefunden”, so Kubina. Der Pfizer Healthcare Hub schlägt eine Brücke zu diesen “internal champions”, wie sie von den Startups bezeichnet werden. Eine Win-win-Situation für beide Parteien: Pfizer profitiert von der Lösung, die das Handling der SOPs vereinfacht, das Kemialytics-Team kann die Anwendung der Software in einer Art Reallabor testen: “Es ist unglaublich wichtig, möglichst früh über das Produkt zu sprechen und sich immer wieder Feedback einzuholen. Nicht wenige Startups haben hochkomplexe Tools entwickelt, die so niemand braucht. Es ist für uns unglaublich wertvoll, unser Produkt in direkter Zusammenarbeit mit unserer Zielgruppe entwickeln zu können: wir bekommen Feedback zu den Anforderungen aus erster Hand”, so Kubina.

Aktuell arbeitet Kemialytics an der Finalisierung des Live-Systems. Bei Pfizer wird in einem nächsten Schritt über die Implementierung des Editors in das Pfizer-System entschieden. Den Launch eines voll funktionsfähigen SOP-Generators plant Kemialytics für das Frühjahr 2022 – wir freuen uns auf dieses innovative Tool zur Prozessoptimierung!